VeriFactu para Inmobiliarias y Administradores de Fincas: Lo que Debes Saber [2026]

Guía práctica de VeriFactu para inmobiliarias y administradores de fincas en España. Que es, cuando entra en vigor, a quien afecta, que software necesitas, como cumplir y calendario de adaptación paso a paso.

VeriFactu es el sistema de facturación electrónica verificable que la Agencia Tributaria hara obligatorio a partir de enero de 2027. Afecta a todas las empresas y autónomos que emiten facturas — y eso incluye a agencias inmobiliarias, administradores de fincas, promotoras e inversores con actividad profesional.

La fecha limite ya no es un horizonte lejano. Quedan menos de 12 meses y la mayoria del sector inmobiliario no ha empezado a prepararse. Esta guía explica que es VeriFactu, a quien afecta exactamente, que tienes que hacer y cuando, y que software necesitas para cumplir sin complicaciones.

Qué es VeriFactu: lo esencial

Definición

VeriFactu (Verificación de Facturas) es el nombre coloquial del sistema regulado por el Real Decreto 1007/2023, que desarrolla la Ley 11/2021 (Ley Antifraude). Establece los requisitos que deben cumplir los sistemas informaticos de facturación utilizados por empresas y autónomos en España.

Qué cambia en la práctica

Los tres principios técnicos

Dos modalidades de cumplimiento

El reglamento ofrece dos vias para cumplir:

Recomendación clara: elige la modalidad VeriFactu (con envio). El coste es el mismo y tienes la tranquilidad de que la AEAT ya tiene los datos. Si alguna vez hay una inspección, no tienes que demostrar nada — ya esta enviado.

Marco legal: las normas que debes conocer

Sanciones

Importante: las sanciones se aplican al contribuyente (la agencia o el administrador) y al fabricante del software. Si tu proveedor de software no cumple, tu tienes un problema fiscal.

A quien afecta en el sector inmobiliario

Agencia inmobiliaria (compraventa y alquiler)

Facturas que emites:

• Factura de comisión por venta de inmueble (al propietario o al comprador, según contrato).
• Factura de comisión por alquiler (al arrendador).
• Factura de gestión mensual de alquiler (al arrendador).
• Factura de servicios adicionales (home staging, fotografia, marketing, consultoria).

Todas estas facturas deben emitirse con software compatible con VeriFactu a partir de enero de 2027.

Administrador de fincas

Facturas que emites:

• Factura de honorarios mensuales a cada comunidad de propietarios.
• Factura de servicios extraordinarios (gestión de obras, reclamaciones, tramites especiales).
• Derramas y liquidaciones a propietarios (en algunos modelos).

Caso especial — comunidades de propietarios: las comunidades de propietarios no son sujetos pasivos del IVA (salvo excepciones) y normalmente no emiten facturas. Sin embargo, el administrador que factura a la comunidad si debe cumplir con VeriFactu. Además, si la comunidad contrata servicios (limpieza, mantenimiento, jardineria), los proveedores deben emitir facturas VeriFactu-compatibles.

Promotora inmobiliaria

Facturas que emites:

• Facturas de venta de inmuebles (con IVA 10% vivienda nueva, 21% locales).
• Facturas a proveedores (constructoras, arquitectos, ingenieros).
• Certificaciones de obra.

La promotora tiene un volumen alto de facturación y necesita un ERP compatible. Consulta: Software para Promotoras Inmobiliarias.

Propietario particular que alquila

Atención propietarios con locales: si alquilas un local comercial, emites facturas con IVA y debes cumplir con VeriFactu. Si solo alquilas vivienda habitual (exenta de IVA), la situación es menos clara — pero prepararse no cuesta nada y evita sorpresas.

Qué necesita tu software para cumplir

Requisitos técnicos obligatorios

Qué NO necesitas

Estado de preparación del software inmobiliario

A febrero de 2026, el estado de preparación del software inmobiliario para VeriFactu es desigual. Pocos han comunicado claramente su hoja de ruta.

CRM inmobiliarios

Conclusión: si tu CRM no tiene facturación integrada (o no esta preparado para VeriFactu), necesitaras una herramienta de facturación separada. Esto no es necesariamente un problema — muchas agencias ya usan Holded, Billin o Quaderno para facturar.

Software de administración de fincas

Riesgo para administradores: el software de administración de fincas es la herramienta principal de facturación del administrador. Si tu software no esta preparado para VeriFactu en enero de 2027, no podras emitir facturas legalmente. Pregunta a tu proveedor ahora. Consulta: Mejores Software de Administración de Fincas.

Software de facturación generalista

Si tu software inmobiliario no incluye facturación (o no estara preparado), puedes usar una herramienta de facturación generalista que si cumpla:

Nota: "en preparación" significa que el fabricante ha comunicado que estara listo antes de enero 2027. Verifica el estado actualizado con cada proveedor.

Calendario de adaptación: que hacer y cuando

Si eres agencia inmobiliaria

Si eres administrador de fincas

Aviso para administradores: cambiar de software de administración de fincas no es como cambiar de CRM. Implica migrar datos de comunidades, propietarios, cuentas bancarias, presupuestos, actas y documentación. Si tu proveedor actual no va a cumplir, el momento de actuar es ahora — no en noviembre de 2026.

Impacto en los flujos de facturación del sector

Flujo 1: Agencia cobra comisión por venta

1. Se cierra la venta (firma de arras o escritura)
2. La agencia emite factura de comision al propietario
   → Software VeriFactu genera registro + hash + QR
   → Datos enviados automaticamente a la AEAT
3. El propietario recibe la factura (PDF con QR)
   → Puede verificar la factura en la sede electronica de la AEAT

Cambio real: minimo. Donde antes emitieses la factura con tu software, ahora el software hace un paso adicional (el envio) que tu ni ves.

Flujo 2: Agencia cobra gestión mensual de alquiler

1. Cada mes, la agencia calcula la renta cobrada
2. Emite factura de gestion (8-12% de la renta) al propietario
   → Software VeriFactu genera registro + hash + QR
   → Datos enviados automaticamente a la AEAT
3. Liquidacion al propietario (renta - comision)

Cambio real: si facturas con el software de gestión de alquileres (Rentila, Homming), verifica que genere facturas VeriFactu-compatibles. Si genera "liquidaciones" pero no facturas propiamente dichas, necesitaras complementar con herramienta de facturación.

Flujo 3: Administrador factura honorarios a comunidades

1. Cada mes/trimestre, el administrador emite factura de honorarios a cada comunidad
2. El software de fincas genera la factura
   → Software VeriFactu genera registro + hash + QR
   → Datos enviados automaticamente a la AEAT
3. La comunidad recibe la factura y la incluye en sus cuentas

Cambio real: alto si tu software de fincas no esta preparado. Emites decenas de facturas al mes a comunidades — no puedes hacerlo manualmente con un software separado. Tu software de fincas tiene que ser compatible.

Flujo 4: Promotora factura venta de vivienda nueva

1. Se firma la escritura de compraventa
2. La promotora emite factura con IVA (10% vivienda, 21% local)
   → Software VeriFactu genera registro + hash + QR
   → Datos enviados automaticamente a la AEAT
3. El comprador recibe la factura

Cambio real: la promotora suele usar un ERP (Prinex, Sperant, etc.). Verificar que el ERP este preparado.

Preguntas clave para hacerle a tu proveedor de software

No te conformes con un "si, estaremos preparados". Estas son las preguntas concretas:

Si tu proveedor no puede responder a estas preguntas con claridad a estas alturas, considera seriamente evaluar alternativas.

Errores comunes al prepararse para VeriFactu

VeriFactu y firma electrónica

VeriFactu no requiere firma electrónica en cada factura individual. Sin embargo, la conexion entre VeriFactu y la firma electrónica es creciente:

• El envio de datos a la AEAT se firma con el certificado digital de la empresa.
• Los contratos previos a la factura (nota de encargo, contrato de alquiler, arras) se benefician de la firma electrónica para completar el flujo digital.
• Los proveedores de firma electrónica para inmobiliarias (Signaturit, Firmafy, DocuSign) complementan a VeriFactu en el flujo documental completo.

Flujo digital completo (2027):

Para el profesional inmobiliario, el objetivo es que todo el flujo — desde la firma del contrato hasta la factura — sea digital, verificable y automatico.

Checklist de preparación

Para agencias inmobiliarias

• [ ] He identificado como emito facturas actualmente (software, Excel, asesor)
• [ ] He verificado con mi proveedor de software si estara preparado para VeriFactu antes de enero 2027
• [ ] Si mi CRM no tiene facturación integrada, he evaluado herramientas de facturación compatibles
• [ ] He decidido la modalidad: VeriFactu (con envio) o sin envio
• [ ] Tengo certificado digital de empresa (necesario para firmar los envios a la AEAT)
• [ ] He informado a mi asesor fiscal del cambio
• [ ] He planificado la transición (pruebas en octubre-noviembre 2026)
• [ ] He formado al equipo que emite facturas

Para administradores de fincas

• [ ] He verificado con mi proveedor de software de fincas si estara preparado para VeriFactu
• [ ] Si no lo estara, he empezado a evaluar alternativas con tiempo suficiente para migrar
• [ ] He identificado todos mis flujos de facturación (honorarios, servicios extraordinarios, otros)
• [ ] Tengo certificado digital del despacho
• [ ] He planificado la migración de datos si cambio de software
• [ ] He informado a las comunidades de propietarios del cambio (transparencia)
• [ ] He formado al equipo administrativo

Preguntas frecuentes

¿VeriFactu aplica a los recibos de alquiler de vivienda?

Los alquileres de vivienda habitual estan exentos de IVA (art. 20.1.23 LIVA). Si emites recibos (no facturas con IVA), la obligación VeriFactu es menos directa. Sin embargo, los recibos deben cumplir requisitos formales y la AEAT podria extender las obligaciones. Recomendación: usa un software de facturación preparado aunque solo emitas recibos — el coste es minimo y evitas sorpresas.

¿Puedo seguir usando Excel para facturar?

No. Excel no cumple ningun requisito de VeriFactu: no genera hash encadenado, no produce codigo QR, no envia datos a la AEAT, no garantiza la integridad del registro. A partir de enero 2027, emitir facturas con Excel supone una infracción sancionable con hasta 50.000 EUR por ejercicio.

¿Cuanto cuesta adaptarse?

Para la mayoria de agencias y administradores, el coste de adaptación es bajo si tu software actual se actualiza (incluido en la suscripción o con un coste menor). Si necesitas cambiar de herramienta de facturación, los precios van de 0 EUR (Billin básico) a 25-50 EUR/mes (herramientas completas). El coste de NO cumplir (50.000 EUR de sanción) es infinitamente mayor.

¿Que pasa si mi proveedor de software no esta preparado para enero 2027?

Tienes dos opciones: (1) usar una herramienta de facturación separada que si cumpla, emitiendo facturas con ella y usando tu CRM/software de fincas solo para la gestión; o (2) cambiar de proveedor. La opción 1 es viable para agencias (pocas facturas/mes). Para administradores de fincas (muchas facturas/mes), la opción 2 es más practica a medio plazo.

¿VeriFactu sustituye al SII (Suministro Inmediato de Información)?

No. El SII es un sistema diferente obligatorio para grandes empresas (facturación >6 millones EUR). VeriFactu es para el resto de empresas y autónomos. Si ya estas en el SII, VeriFactu no te afecta (ya cumples con requisitos superiores). Si no estas en el SII, VeriFactu si te afecta.

¿Necesito un certificado digital?

Sí, necesitas un certificado digital de la empresa (o del autónomo) para firmar los envios a la AEAT. Si ya tienes certificado digital (para la Seguridad Social, Hacienda, etc.), probablemente te sirva el mismo. Si no lo tienes, solicítalo en la FNMT (Fabrica Nacional de Moneda y Timbre) — es gratuito.

¿Que es el codigo QR de la factura?

Cada factura emitida con VeriFactu incluye un codigo QR que permite al receptor (tu cliente) verificar los datos de la factura en la sede electrónica de la AEAT. Es una garantía de autenticidad: el cliente escanea el QR y ve que la factura esta registrada.

¿Puedo emitir facturas rectificativas con VeriFactu?

Sí. VeriFactu permite emitir facturas rectificativas (para corregir errores en facturas anteriores). La rectificativa se vincula a la factura original mediante referencia y también queda registrada con hash y enviada a la AEAT. Lo que no puedes hacer es modificar o eliminar una factura ya emitida — debes emitir una rectificativa.

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