RGPD para Inmobiliarias: Como Cumplir la Protección de Datos [2026]
Guía práctica del RGPD para inmobiliarias y agentes inmobiliarios en España. Que datos tratas, bases legales, obligaciones, consentimientos, CRM, portales, WhatsApp, email marketing, sanciones y checklist de cumplimiento.
Una agencia inmobiliaria trata datos personales a diario: nombre, telefono, email, DNI, situación financiera, direcciones de inmuebles, preferencias de compra, contratos. Si sumases todos los datos personales que manejas en una semana, probablemente te sorprenderia la cantidad — y la sensibilidad — de la información que gestionas.
El RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) y la LOPDGDD (Ley Organica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales) regulan como debes tratar esos datos. No es opcional, no es solo para grandes empresas, y las sanciones son reales.
La buena noticia: cumplir no es complicado ni caro si sabes que tienes que hacer. Esta guía lo explica paso a paso, centrado en la operativa real de una inmobiliaria.
Marco legal: las dos normas que te aplican
| Norma | Ambito | Contenido clave |
|---|---|---|
| RGPD (Reglamento UE 2016/679) | Toda la Union Europea | Principios de tratamiento, bases legales, derechos de los interesados, obligaciones del responsable, sanciones |
| LOPDGDD (Ley Organica 3/2018) | España | Adapta el RGPD a España. Detalla la edad de consentimiento (14 años), régimen sancionador nacional, DPO, tratamientos concretos |
Nota: el RGPD es de aplicación directa (no necesita transposición). La LOPDGDD complementa y desarrolla aspectos que el RGPD deja a los estados miembros.
Qué datos personales trata una inmobiliaria
| Categoria de datos | Ejemplos | De quien |
|---|---|---|
| Identificativos | Nombre, apellidos, DNI/NIE, dirección, telefono, email | Compradores, vendedores, inquilinos, propietarios |
| Economicos y financieros | Ingresos, situación laboral, capacidad de endeudamiento, datos bancarios | Compradores (para cualificación), inquilinos (para solvencia) |
| Patrimoniales | Propiedades, hipotecas, cargas registrales | Vendedores, propietarios |
| De preferencias | Tipo de vivienda buscada, presupuesto, zona preferida, urgencia | Compradores, inquilinos |
| De comunicación | Historial de emails, llamadas, WhatsApps, notas del CRM | Todos los contactos |
| De visita | Fechas de visitas, impresiones, feedback | Compradores (en la hoja de visita) |
| Imagenes | Fotos del inmueble (pueden incluir objetos personales), fotos de DNI | Propietarios, compradores |
| De contratos | Datos de arras, mandatos de venta, contratos de alquiler | Todas las partes de la operación |
Dato clave: la mayoria de estos datos son "datos personales" según el RGPD. Algunos (datos economicos, financieros, patrimoniales) son especialmente sensibles en terminos de impacto si se filtran o se usan mal.
Bases legales para tratar datos en la inmobiliaria
El RGPD exige que todo tratamiento de datos tenga una base legal. No basta con "necesito los datos para trabajar" — tienes que identificar cual de las 6 bases legales aplica a cada tratamiento.
Las 6 bases legales del RGPD
| Base legal | Cuando aplica en la inmobiliaria | Ejemplo |
|---|---|---|
| Consentimiento | Cuando pides al interesado que acepte expresamente el tratamiento | Envio de newsletter, email marketing, comunicaciones comerciales |
| Ejecución de contrato | Cuando tratas datos necesarios para cumplir un contrato (o precontrato) | Datos del comprador/vendedor para formalizar la compraventa, datos del inquilino para el contrato de alquiler |
| Obligación legal | Cuando la ley te obliga a tratar los datos | PBC (prevención de blanqueo): identificar al cliente, conservar documentación 10 años |
| Interés legitimo | Cuando el tratamiento es necesario para un interés legitimo del responsable, siempre que no prevalezcan los derechos del interesado | Seguimiento comercial post-visita, envio de inmuebles similares a un comprador que ya ha visitado uno |
| Interés vital | En situaciones de emergencia | Casi nunca aplica en inmobiliarias |
| Interés publico | Cuando el tratamiento es necesario para una misión de interés publico | No aplica en inmobiliarias |
Mapa de tratamientos tipicos de una inmobiliaria
| Tratamiento | Base legal principal | Comentario |
|---|---|---|
| Recoger datos de un comprador que contacta por idealista | Ejecución de contrato (precontractual) | El comprador contacta para ver un piso — estas gestionando una solicitud precontractual |
| Guardar datos del comprador en el CRM | Interés legitimo | Necesitas gestionar la relación comercial. Pero debes informar y permitir la oposición |
| Enviar inmuebles similares al comprador | Interés legitimo | Si el comprador ha mostrado interés activo. Si es un contacto frio, necesitas consentimiento |
| Enviar newsletter comercial (email masivo) | Consentimiento | Necesitas consentimiento explicito (opt-in). No vale el "me diste tu email en una visita" |
| Recoger datos en la hoja de visita | Ejecución de contrato + interés legitimo | Gestión de la visita + seguimiento comercial. Incluir clausula RGPD en la hoja |
| Tratar datos para la nota de encargo | Ejecución de contrato | Formalizar el mandato de venta — contrato |
| Verificación de identidad (DNI) del comprador/vendedor | Obligación legal (PBC) | Ley 10/2010 de PBC exige identificar al cliente |
| Estudio de solvencia del inquilino | Ejecución de contrato | Necesario para decidir si formalizar el contrato de alquiler. Pedir solo datos proporcionados |
| Fotos del inmueble (con objetos personales visibles) | Interés legitimo del propietario (vender/alquilar) | Despersonalizar antes de fotografiar. Si aparecen datos personales de terceros, eliminarlos |
| Compartir datos del comprador con el propietario | Ejecución de contrato | Necesario para la operación. Informar al comprador |
| Conservar datos tras la operación | Obligación legal (fiscal: 4 años; PBC: 10 años) | No puedes borrar datos que la ley te obliga a conservar |
Obligaciones del responsable del tratamiento
Como agencia inmobiliaria (o agente autónomo), eres el responsable del tratamiento. Estas son tus obligaciones:
1. Registro de actividades de tratamiento (RAT)
Documento interno (no se presenta a la AEPD, pero debe estar disponible si lo solicitan) que describe todos los tratamientos de datos que realizas.
| Campo | Ejemplo |
|---|---|
| Responsable | [Nombre de la agencia], CIF, dirección, contacto |
| Tratamiento | Gestión de compradores |
| Finalidad | Gestión comercial de la compraventa de inmuebles |
| Base legal | Ejecución de contrato (precontractual), interés legitimo |
| Categorias de datos | Identificativos, economicos, preferencias |
| Categorias de interesados | Compradores potenciales |
| Destinatarios | Propietarios (para coordinar visitas), notario (para la escritura) |
| Transferencias internacionales | No (o si, si usas CRM con servidores fuera de la UE) |
| Plazos de conservación | Mientras dure la relación comercial + 4 años (obligación fiscal) |
| Medidas de seguridad | Acceso con contraseña, cifrado, copias de seguridad |
Tratamientos tipicos que debes registrar:
- Gestión de compradores/vendedores
- Gestión de inquilinos/arrendadores
- Gestión de contratos (alquiler, mandatos, arras)
- PBC (prevención de blanqueo)
- Marketing y comunicaciones comerciales
- Gestión de la web y cookies
- Videovigilancia (si la oficina tiene camaras)
- Recursos humanos (si tienes empleados)
2. Informar al interesado (deber de información)
Cada vez que recoges datos personales, debes informar al interesado de:
| Que informar | Donde |
|---|---|
| Quien es el responsable (tu agencia) | Clausula informativa |
| Para que usas los datos (finalidad) | Clausula informativa |
| Cual es la base legal | Clausula informativa |
| A quien los comunicas (destinatarios) | Clausula informativa |
| Cuanto tiempo los conservas | Clausula informativa |
| Que derechos tiene (acceso, rectificación, supresión, etc.) | Clausula informativa |
| Como ejercer esos derechos | Clausula informativa |
| Que puede reclamar ante la AEPD | Clausula informativa |
Donde colocar esta información:
- Formularios de la web (formulario de contacto, búsqueda de inmuebles).
- Hoja de visita (clausula al pie). Ver: Plantilla de Hoja de Visita.
- Nota de encargo / mandato de venta. Ver: Nota de Encargo Inmobiliaria.
- Contrato de alquiler. Ver: Plantilla de Contrato de Alquiler.
- Primer email o WhatsApp de contacto con un lead nuevo.
- Cartel en la oficina (si recoges datos presencialmente).
3. Consentimiento cuando es necesario
| Situación | Necesitas consentimiento explicito |
|---|---|
| Envio de newsletter / email marketing masivo | Si — opt-in claro |
| Envio de inmuebles a un comprador que ha contactado por un piso concreto | No — interés legitimo (esta en una relación precontractual) |
| Publicar fotos del inmueble en portales | No — es la finalidad del encargo (contrato) |
| Compartir datos del comprador con una agencia colaboradora (MLS) | Si — o informar claramente y dar opción de oposición |
| Ceder datos a un tercero para fines comerciales ajenos | Si — consentimiento explicito |
Requisitos del consentimiento valido:
- Libre (no condicionado a la prestación del servicio).
- Especifico (para cada finalidad).
- Informado (el interesado sabe para que).
- Inequivoco (acción afirmativa: check, firma, click). Las casillas premarcadas no valen.
4. Medidas de seguridad
No hay una lista cerrada de medidas — el RGPD dice que debes aplicar medidas "adecuadas" al riesgo. Para una inmobiliaria:
| Medida | Implementación | Coste |
|---|---|---|
| Contraseñas seguras en CRM, email, portales | Contraseñas de 12+ caracteres, unicas por servicio | 0 EUR |
| Autenticación de dos factores (2FA) | Activar en CRM, email, portales inmobiliarios | 0 EUR |
| Cifrado de comunicaciones | Usar HTTPS (web), email con TLS | Incluido en la mayoria de proveedores |
| Copias de seguridad | Backup automatico del CRM y documentos criticos | Incluido en CRM SaaS / 5-20 EUR/mes cloud |
| Control de acceso | Cada usuario del CRM tiene su cuenta. No compartir credenciales | 0 EUR |
| Formación del equipo | Que cada agente sepa que puede y no puede hacer con los datos | 0-200 EUR (sesión formativa) |
| Cifrado de dispositivos | Activar cifrado en portatiles y moviles (BitLocker, FileVault) | 0 EUR |
| Destrucción segura | Trituradora para documentos fisicos. Borrado seguro de ficheros digitales | 30-50 EUR (trituradora) |
| Acuerdo de confidencialidad | Para empleados y colaboradores | 0 EUR (modelo) |
5. Contrato con encargados del tratamiento
Si un tercero trata datos en tu nombre (tu CRM, tu gestoria, tu proveedor de email marketing), necesitas un contrato de encargado del tratamiento con el.
| Encargado tipico | Que datos trata | Contrato necesario |
|---|---|---|
| CRM inmobiliario (Inmovilla, Witei, Mobilia, etc.) | Todos los datos de contactos | Si — la mayoria de CRMs SaaS incluyen esta clausula en sus terminos de servicio |
| Plataforma de email marketing (Mailchimp, Brevo, etc.) | Emails de contactos | Sí |
| Gestoria/asesoria fiscal | Datos fiscales de la agencia | Sí |
| Fotografo | Acceso al inmueble (datos del propietario) | Sí (o clausula de confidencialidad) |
| Proveedor de firma electrónica | Datos de los firmantes | Si — incluido en los terminos del servicio |
| Hosting web | Datos de usuarios de la web | Sí |
Practica habitual: la mayoria de proveedores SaaS (CRM, email, firma) ya incluyen clausulas de encargado del tratamiento en sus condiciones. Verificalo — si no las tienen, pidelas.
6. Delegado de Protección de Datos (DPO)
| Obligatorio | Cuando |
|---|---|
| No | Para la inmensa mayoria de agencias inmobiliarias |
| Si | Si tratas datos a "gran escala" de forma sistematica. En la práctica, solo grandes redes de agencias o administradores de fincas con miles de propietarios |
La mayoria de agencias no necesitan DPO. Pero si es recomendable tener un referente interno (una persona del equipo que conozca las obligaciones básicas) y, si el presupuesto lo permite, un consultor externo.
Derechos de los interesados
Cualquier persona cuyos datos trates puede ejercer estos derechos:
| Derecho | Que implica | Plazo de respuesta |
|---|---|---|
| Acceso | El interesado puede pedir que le digas que datos tienes suyos | 1 mes |
| Rectificación | Corregir datos inexactos | 1 mes |
| Supresión ("derecho al olvido") | Borrar sus datos (si no hay obligación legal de conservarlos) | 1 mes |
| Oposición | Oponerse al tratamiento basado en interés legitimo o marketing directo | Sin dilación |
| Limitación | Restringir el tratamiento (no borrar, pero no usar) | 1 mes |
| Portabilidad | Recibir sus datos en formato electrónico estructurado | 1 mes |
Procedimiento practico:
- El interesado te envia una solicitud (email, formulario, carta) identificandose.
- Verificas su identidad (pide copia de DNI si tienes dudas).
- Respondes en un maximo de 1 mes (ampliable a 2 meses si la solicitud es compleja).
- Si no respondes, el interesado puede reclamar ante la AEPD.
Situación frecuente: un comprador que visitó un piso hace 6 meses te pide que borres todos sus datos del CRM. Debes hacerlo salvo que tengas una obligación legal de conservarlos (PBC) o un interés legitimo prevalente (que deberias poder justificar).
Situaciones especificas del día a día
WhatsApp y datos de clientes
WhatsApp es la herramienta de comunicación principal del sector inmobiliario espanol. Pero tiene implicaciones RGPD:
| Aspecto | Riesgo | Solución |
|---|---|---|
| Datos en el móvil personal | Si pierdes el móvil, pierdes datos de clientes | Cifrado del móvil (obligatorio). Backup. Posibilidad de borrado remoto |
| Grupos de WhatsApp | Los miembros del grupo ven los telefonos de todos | Evitar grupos con clientes. Usar listas de difusión (cada destinatario no ve a los demás) |
| Transferencia fuera de la UE | WhatsApp (Meta) transfiere datos a EEUU | Aceptable si usas WhatsApp Business con las clausulas contractuales tipo de Meta. Riesgo residual |
| Envio de documentos sensibles | DNI, nominas, contratos por WhatsApp | Preferir email cifrado o plataformas de firma electrónica. Si usas WhatsApp, borrar los documentos del chat tras la gestión |
Recomendación: usa WhatsApp Business (no personal). Tiene funcionalidades de empresa y sus terminos de servicio incluyen clausulas de cumplimiento. Y nunca envies datos especialmente sensibles (DNI, datos bancarios, nominas) por WhatsApp sin que sea estrictamente necesario.
Email marketing y newsletter
| Requisito | Detalle |
|---|---|
| Consentimiento previo | Necesitas opt-in explicito. No vale "me diste tu email en una visita" |
| Doble opt-in | Recomendado (aunque no obligatorio): el suscriptor confirma su email haciendo click en un enlace de verificación |
| Opción de baja | Cada email debe incluir un enlace de baja (unsubscribe) visible |
| Identificación del remitente | El email debe identificar claramente quien lo envia (nombre de la agencia, dirección, CIF) |
| Registro del consentimiento | Debes poder demostrar cuando y como consintio cada suscriptor |
Excepción LSSI: si el contacto es un cliente existente (ya ha realizado una operación contigo), puedes enviarle comunicaciones comerciales sobre productos o servicios similares sin consentimiento previo — pero siempre con opción de baja. Es la excepción de "cliente existente" del art. 21.2 de la LSSI.
Datos en el CRM
| Practica | Correcto / Incorrecto |
|---|---|
| Guardar datos de un lead de idealista en el CRM | Correcto — base precontractual |
| Guardar notas internas sobre un comprador ("no tiene dinero", "pesado") | Cuidado — el interesado puede pedir acceso y ver esas notas. Se profesional |
| Compartir la base de datos del CRM con otra agencia | Incorrecto — salvo consentimiento del interesado o relación MLS informada |
| No borrar datos de contactos que no han interactuado en 2+ años | Incorrecto — debes aplicar política de conservación. Datos sin actividad deben suprimirse o anonimizarse |
| Exportar datos del CRM a Excel para uso personal | Incorrecto — los datos son de la agencia (responsable), no del agente |
Política de conservación recomendada:
| Tipo de dato | Plazo de conservación | Base |
|---|---|---|
| Datos de operaciones cerradas | 4 años (obligación fiscal) + 10 años (PBC) | Obligación legal |
| Datos de leads sin operación | 1-2 años desde el ultimo contacto | Interés legitimo (proporcionalidad) |
| Datos de newsletter | Mientras dure la suscripción + 1 año | Consentimiento |
| Contratos (alquiler, compraventa, mandatos) | Duración del contrato + plazo de prescripción (5-15 años según tipo) | Obligación legal |
| Hojas de visita | 1 año desde la visita (salvo que derive en operación) | Interés legitimo |
Web de la agencia
| Elemento | Requisito RGPD |
|---|---|
| Política de privacidad | Página accesible desde cualquier punto de la web. Contenido: quien es el responsable, que datos recoge, para que, base legal, plazos, derechos, como reclamar |
| Política de cookies | Banner de cookies con opción de aceptar/rechazar. No cargar cookies analiticas o de marketing antes de la aceptación |
| Formularios de contacto | Clausula informativa + casilla de aceptación de la política de privacidad (no premarcada) |
| Buscador de inmuebles | Si el buscador pide datos personales (email para alertas), clausula informativa |
| Chat online | Si recoge datos personales, clausula informativa |
| Aviso legal | Obligatorio por la LSSI: datos del titular de la web (nombre, CIF, dirección, email, registro mercantil) |
Fotos del inmueble
| Situación | Riesgo RGPD | Solución |
|---|---|---|
| Fotos con objetos personales visibles (fotos familiares, correo, documentos) | Los objetos pueden contener datos personales de terceros | Home staging: despersonalizar antes de fotografiar |
| Fotos con vecinos o viandantes reconocibles | Derecho a la propia imagen | Evitar incluir personas reconocibles. Si aparecen, pixelar |
| Tour virtual que muestra toda la vivienda | Puede mostrar datos personales no vistos en fotos estaticas | Revisar el tour antes de publicar |
Sanciones
Marco de sanciones RGPD
| Nivel | Sanción maxima | Ejemplo de infracción |
|---|---|---|
| Infracciones leves | Apercibimiento o hasta 40.000 EUR | No tener registro de actividades de tratamiento |
| Infracciones graves | 40.001 - 300.000 EUR | No informar al interesado, no atender un derecho de acceso, cesión de datos sin base legal |
| Infracciones muy graves | 300.001 - 20 millones EUR (o 4% facturación) | Tratar datos sin base legal, transferencia internacional ilegal, vulneración sistematica de derechos |
Sanciones reales a inmobiliarias en España
La AEPD ha sancionado a inmobiliarias por:
| Caso | Sanción | Motivo |
|---|---|---|
| Publicar datos del inquilino en un portal sin consentimiento | 5.000 EUR | Cesión de datos a terceros sin base legal |
| No atender un derecho de supresión | 3.000 EUR | El interesado pidio borrar sus datos y la agencia no respondio |
| Enviar comunicaciones comerciales sin consentimiento | 6.000-30.000 EUR | Email marketing sin opt-in |
| Instalar camaras de videovigilancia sin informar | 2.000-5.000 EUR | Falta de cartel informativo y registro |
| Compartir datos del propietario con terceros sin informar | 10.000 EUR | El propietario no sabia que sus datos se compartian |
Dato practico: la mayoria de sanciones a inmobiliarias estan en el rango de 3.000-30.000 EUR. No son las sanciones millonarias que salen en prensa — pero 10.000 EUR de multa pueden ser el beneficio de 2-3 operaciones.
Checklist de cumplimiento RGPD
Documentación (hazla una vez, actualiza anualmente)
- [ ] Registro de actividades de tratamiento (RAT) — documento interno con todos los tratamientos
- [ ] Política de privacidad de la web
- [ ] Política de cookies
- [ ] Aviso legal de la web
- [ ] Clausula informativa para formularios web
- [ ] Clausula informativa para hoja de visita
- [ ] Clausula informativa para nota de encargo / mandato de venta
- [ ] Clausula informativa para contrato de alquiler
- [ ] Clausula de consentimiento para newsletter / email marketing
- [ ] Contrato de encargado del tratamiento con CRM, email marketing, gestoria, hosting
- [ ] Acuerdo de confidencialidad para empleados y colaboradores
- [ ] Protocolo de atención de derechos (acceso, rectificación, supresión, oposición)
- [ ] Protocolo de notificación de brechas de seguridad (72 horas a la AEPD)
- [ ] Política de conservación y supresión de datos
Medidas técnicas
- [ ] Contraseñas seguras (12+ caracteres, unicas) en CRM, email, portales
- [ ] Autenticación de dos factores (2FA) activada
- [ ] Cifrado de dispositivos (portatiles y moviles)
- [ ] Copias de seguridad automaticas
- [ ] Acceso con usuario individual al CRM (no compartir credenciales)
- [ ] Trituradora de documentos para papel con datos personales
- [ ] WhatsApp Business (no personal) para comunicación con clientes
Operativa diaria
- [ ] Informar a cada nuevo contacto de como tratas sus datos (clausula en primer email/WhatsApp o verbalmente + confirmar por escrito)
- [ ] Pedir consentimiento explicito para newsletter y comunicaciones comerciales
- ] [Home staging antes de fotografiar (despersonalizar)
- [ ] Responder a solicitudes de derechos en menos de 1 mes
- [ ] Revisar periodicamente el CRM: borrar o anonimizar datos de contactos sin actividad en 2+ años
- [ ] Formar al equipo una vez al año (que se puede y que no se puede hacer con los datos)
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio el RGPD para un agente inmobiliario autónomo?
Sí. El RGPD aplica a cualquier persona física o jurídica que trate datos personales en el ejercicio de una actividad profesional. Da igual que seas autónomo con 5 contactos o una agencia con 500 — las obligaciones son las mismas (aunque las medidas se adaptan al volumen y al riesgo).
¿Cuanto cuesta cumplir con el RGPD?
Para una agencia pequeña: 200-500 EUR de setup inicial (consultor o plantillas profesionales) + 0-200 EUR/año de mantenimiento. Las medidas técnicas (contraseñas, 2FA, cifrado) son gratuitas. El mayor coste es el tiempo de montar la documentación la primera vez. Después, es mantenimiento.
¿Puedo guardar datos de clientes en el CRM indefinidamente?
No. Debes aplicar una política de conservación: datos de operaciones cerradas se conservan por obligación legal (4-10 años). Datos de leads sin actividad deben suprimirse o anonimizarse tras un plazo razonable (1-2 años). Datos de newsletter, mientras dure la suscripción.
¿Puedo enviar inmuebles por WhatsApp a un comprador que me contacto por idealista?
Sí, dentro de la relación precontractual. El comprador te contacto para ver un piso — puedes enviarle inmuebles similares como parte del servicio. Pero si no ha habido contacto en meses, necesitas base legal (interés legitimo o consentimiento). Y siempre debe poder decirte "no me envies más" y tu debes respetar esa decisión.
¿Necesito consentimiento para publicar fotos del inmueble en idealista?
No, si tienes un mandato de venta (contrato) con el propietario que incluye la comercialización del inmueble. La publicación de fotos en portales es la finalidad del encargo — base contractual. Lo que si debes hacer es despersonalizar las fotos (quitar objetos con datos personales de terceros).
¿Que hago si un cliente me pide que borre todos sus datos?
Verificas su identidad, compruebas si tienes alguna obligación legal de conservar los datos (PBC: 10 años; fiscal: 4 años; contractual: plazo de prescripción). Si no hay obligación, borras. Si la hay, informas al cliente de que conservas los datos por obligación legal y limitas su uso a esa finalidad. Respondes en menos de 1 mes.
¿La prevención de blanqueo (PBC) entra en conflicto con el RGPD?
No. El RGPD reconoce la "obligación legal" como base para tratar datos. La Ley 10/2010 de PBC te obliga a identificar al cliente y conservar la documentación durante 10 años. Puedes (y debes) conservar esos datos — pero solo para la finalidad de PBC, no para marketing.
¿Necesito un Delegado de Protección de Datos (DPO)?
La mayoria de agencias no. Solo es obligatorio si tratas datos a gran escala de forma sistematica. En la práctica, grandes redes de agencias o administradores de fincas con miles de comunidades podrian necesitarlo. Para el resto, basta con un referente interno y, opcionalmente, un consultor externo.
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