Nota de encargo inmobiliaria: modelo y plantilla PDF [2026]
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La nota de encargo inmobiliaria es el documento que formaliza la relación entre un propietario y una agencia inmobiliaria. Sin ella, el agente trabaja sin garantías y el propietario no tiene claro que ha contratado. Es, probablemente, el documento más importante en la captación inmobiliaria y el que menos agentes se toman en serio.
Hemos preparado un modelo de nota de encargo profesional, con cláusulas claras y adaptadas a la legislación vigente. Descárgalo en Word o PDF, personalízalo con los datos de tu agencia y úsalo en cada captación.
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Formatos disponibles:
- Word (.docx): editable, puedes adaptar cláusulas, añadir tu logo y ajustar las condiciones a cada operación.
- PDF: para imprimir y firmar directamente en la captación.
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Qué es una nota de encargo inmobiliaria
La nota de encargo (también llamada "hoja de encargo" o "mandato de venta") es el contrato por el cual un propietario autoriza a una agencia inmobiliaria a gestionar la venta o alquiler de su propiedad bajo unas condiciones pactadas.
Cumple tres funciones fundamentales:
- Formalizar la relación: el propietario sabe qué servicios contrata y el agente sabe bajo qué condiciones trabaja.
- Proteger a ambas partes: define comisión, duración, exclusividad y condiciones de resolución. Sin nota de encargo, no hay forma de reclamar la comisión si el propietario vende por su cuenta a un comprador presentado por la agencia.
- Profesionalizar la captación: presentar una nota de encargo bien redactada transmite seriedad y diferencia al agente profesional del aficionado.
La nota de encargo no es una exclusiva por defecto. Puede ser simple (sin exclusividad) o exclusiva. Ambas modalidades son válidas y tienen implicaciones diferentes.
Tipos de nota de encargo
Nota de encargo simple (sin exclusividad)
El propietario autoriza a la agencia a comercializar la propiedad, pero se reserva el derecho de:
- Contratar a otras agencias simultáneamente.
- Vender la propiedad por su cuenta sin pagar comisión.
Cuando usarla: cuando el propietario no quiere comprometerse en exclusiva o cuando la agencia está en fase de ganar confianza con el cliente.
Riesgo para la agencia: puede invertir tiempo y recursos en la comercialización y que la venta se cierre a través de otra agencia o directamente por el propietario.
Nota de encargo en exclusiva
El propietario se compromete a comercializar la propiedad únicamente a través de la agencia durante un periodo determinado. Si la venta se cierra durante ese periodo (incluso por un contacto directo del propietario), la agencia tiene derecho a su comisión.
Cuando usarla: cuando la agencia va a invertir significativamente en la comercialización (fotografía profesional, home staging, campañas de publicidad, tours virtuales).
Ventaja para el propietario: la agencia se compromete a un plan de comercialización con recursos reales, porque sabe que va a recuperar la inversión.
Nota de encargo en exclusiva compartida (MLS)
Una variante cada vez más común en España: la agencia tiene la exclusiva pero se compromete a compartir la propiedad con otras agencias colaboradoras a través de una MLS (bolsa compartida), repartiendo la comisión si la venta la cierra otra agencia del sistema.
Ventaja: el propietario tiene un único interlocutor (la agencia captadora) pero su propiedad llega a múltiples agencias.
Qué debe incluir una nota de encargo completa
Datos de las partes
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Datos del propietario | Nombre, DNI/NIE/CIF, domicilio, teléfono, email |
| Datos de la agencia | Razón social, CIF, número de colegiado (si aplica), domicilio, teléfono |
| Datos del agente responsable | Nombre del agente que gestiona la operación |
Datos de la propiedad
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Dirección completa | Calle, número, piso, puerta, municipio, provincia |
| Referencia catastral | Número de referencia del Catastro |
| Tipo de inmueble | Piso, casa, local, oficina, solar, etc. |
| Superficie | Metros cuadrados útiles y construidos |
| Descripción básica | Habitaciones, baños, garaje, trastero, estado |
| Cargas y gravámenes | Hipotecas, embargos, servidumbres conocidas |
| Situación jurídica | Nota simple actualizada, comunidad de propietarios al día |
Condiciones del encargo
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Tipo de operación | Venta / Alquiler |
| Precio de salida | Precio fijado por el propietario para la comercialización |
| Margen de negociación | Rango de precio aceptable (si el propietario lo autoriza) |
| Tipo de encargo | Simple / Exclusiva / Exclusiva compartida |
| Duración del encargo | Fecha de inicio y fecha de finalización |
| Renovación | Automática (tácita reconducción) o requiere nueva firma |
| Preaviso de resolución | Plazo para comunicar la no renovación (normalmente 15-30 días) |
Comisión y condiciones económicas
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Porcentaje de comisión | Porcentaje sobre el precio de venta o importe fijo |
| IVA | La comisión está sujeta a IVA (21%) |
| Momento del cobro | Al firmarse la escritura pública / al firmar el contrato de arras |
| Gastos de comercialización | Si hay gastos adicionales (fotografía, home staging) y quién los asume |
Obligaciones de la agencia
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Plan de comercialización | Publicación en portales, fotos profesionales, tours virtuales, etc. |
| Informes periódicos | Frecuencia de informes al propietario (semanal, quincenal, mensual) |
| Filtro de visitas | Compromiso de filtrar a los visitantes antes de programar visitas |
| Valoración de mercado | Entrega de estudio de mercado o valoración comparativa |
Obligaciones del propietario
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Facilitar acceso | Permitir visitas en horarios razonables |
| Documentación | Entregar copia de nota simple, cédula de habitabilidad, certificado energético |
| Informar de cambios | Comunicar cualquier oferta recibida directamente o cambio de circunstancias |
| No competir (si exclusiva) | No comercializar la propiedad por otros canales durante la vigencia |
Protección post-encargo
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Cláusula de protección | Si la venta se cierra con un comprador presentado por la agencia dentro de un periodo tras la finalización del encargo (normalmente 6-12 meses), la comisión sigue siendo debida |
| Lista de compradores presentados | La agencia mantiene un registro de compradores que han visitado la propiedad |
Firma y protección de datos
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Firma del propietario | Firma y fecha |
| Firma de la agencia | Firma y sello de la agencia |
| Cláusula RGPD | Información sobre el tratamiento de datos personales |
Por qué usar una nota de encargo (y no un acuerdo verbal)
1. Protección legal de la comisión
Sin nota de encargo firmada, reclamar la comisión es una batalla cuesta arriba. Los tribunales españoles exigen prueba documental de que existía un acuerdo de mediación inmobiliaria. Un acuerdo verbal es prácticamente indemostrable.
Con nota de encargo, la comisión está pactada por escrito y las condiciones son claras. Si el propietario intenta saltarse a la agencia vendiendo directamente a un comprador que la agencia presentó, la nota de encargo es la prueba que permite reclamar.
2. Evitar malentendidos sobre la exclusividad
Uno de los conflictos más frecuentes en el sector: el propietario dice "trabaja tú la venta" y el agente interpreta que tiene exclusividad. Cuando aparece otra agencia o el propietario vende por su cuenta, el conflicto está servido.
La nota de encargo deja claro si el encargo es simple o exclusivo. Sin ambigüedades.
3. Justificar la inversión en comercialización
Un agente que invierte en fotografía profesional, home staging, publicación en portales premium y campañas de publicidad necesita garantías de que va a recuperar esa inversión. La exclusiva firmada en la nota de encargo es esa garantía.
4. Profesionalizar la relación con el propietario
Presentar una nota de encargo profesional en la captación transmite un mensaje claro: "Somos una agencia seria, trabajamos con procesos definidos y vamos a tratar tu propiedad como un proyecto, no como un anuncio más."
Los propietarios que firman una nota de encargo colaboran mejor, facilitan más documentación y confían más en el agente.
Cómo usar la nota de encargo en la práctica
Paso 1: captación y valoración
Antes de presentar la nota de encargo, el agente debe haber hecho la valoración del inmueble y preparado una propuesta de comercialización. La nota de encargo se presenta como cierre natural de la captación, no como primer contacto.
Paso 2: presentación al propietario
Entrega una copia en papel o envía por email. Repasa las cláusulas principales con el propietario: precio, comisión, duración, tipo de encargo y obligaciones de ambas partes. No tengas prisa. Resuelve todas las dudas antes de pedir la firma.
Paso 3: firma
La firma puede ser presencial (en papel) o digital. Si usas firma digital, herramientas como Signaturit o DocuSign permiten firmar desde el móvil con validez legal.
Ventaja de la firma digital: la nota queda firmada en el momento de la captación, sin excusas de "me lo llevo a casa y lo leo". Además, ambas partes reciben copia automáticamente.
Paso 4: entrega de copia
Siempre entrega una copia firmada al propietario. Es su derecho y es obligación de la agencia. Si firmas en digital, la entrega es automática.
Paso 5: registro en el CRM
Registra la nota de encargo en el CRM vinculada a la propiedad y al propietario. Incluye la fecha de vencimiento del encargo para que el sistema te avise cuando se acerque la renovación.
Errores frecuentes con la nota de encargo
1. No presentarla por miedo a "espantar" al propietario
El error más común. Muchos agentes temen que pedir la firma de un documento formal ahuyente al propietario. En realidad, ocurre lo contrario: el propietario valora la profesionalidad y desconfía del agente que trabaja sin documento.
2. Duración excesiva de la exclusiva
Poner una exclusiva de 12 meses sin cláusula de revisión genera desconfianza. Es más efectivo empezar con 3 o 6 meses con posibilidad de renovación. Si el propietario ve resultados, renovará.
3. No incluir la cláusula de protección post-encargo
Si la exclusiva termina y un comprador presentado por la agencia durante la vigencia cierra la operación después, la agencia pierde la comisión sin esta cláusula. Es imprescindible incluir un periodo de protección (6-12 meses) con una lista de compradores presentados.
4. Comisión ambigua
"Entre un 3% y un 5%" no es una comisión clara. La nota de encargo debe especificar un porcentaje concreto o una fórmula de cálculo sin márgenes de interpretación.
5. No adaptar el documento a la operación
Usar el mismo modelo genérico para una venta de un piso de 150.000 EUR que para un local comercial de 2 millones es un error. Las condiciones (comisión, duración, servicios, gastos de comercialización) deben adaptarse a cada operación.
6. No firmarla en el momento de la captación
Si el propietario se lleva la nota a casa "para leerla con calma", la probabilidad de que la firme baja drásticamente. El momento ideal para la firma es al final de la reunión de captación, cuando la relación de confianza está en su punto más alto.
Aspectos legales de la nota de encargo
Naturaleza jurídica
La nota de encargo es un contrato de mediación o corretaje inmobiliario, regulado por la normativa general de contratos (Código Civil) y, en algunas comunidades autónomas, por legislación específica de intermediación inmobiliaria.
Obligatoriedad
No existe una ley estatal que obligue a firmar una nota de encargo. Sin embargo, algunas comunidades autónomas (como Catalunya, con el Decreto 12/2010 de los Agentes de la Propiedad Inmobiliaria) exigen que la relación entre propietario y agente esté formalizada por escrito.
Protección de datos (RGPD)
La nota de encargo recoge datos personales del propietario (nombre, DNI, domicilio, teléfono). La agencia tiene obligaciones bajo el RGPD:
- Informar al propietario de que se recogen datos y con qué finalidad.
- Base legal: ejecución del contrato de mediación.
- Conservación: los datos se mantienen durante la vigencia del encargo y el periodo de protección posterior.
- Derechos: el propietario puede ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión y oposición.
Recomendación: incluye una cláusula RGPD al pie de la nota de encargo. Nuestro modelo ya la incluye.
Derecho de desistimiento
Si la nota de encargo se firma fuera del establecimiento de la agencia (lo habitual, ya que se firma en el domicilio del propietario), el consumidor tiene un derecho de desistimiento de 14 días según la Ley General para la Defensa de los Consumidores. Incluye la información de desistimiento en el documento o en un anexo.
De la nota de encargo al CRM: gestión profesional
La nota de encargo en papel cumple su función legal, pero la gestión profesional exige que toda la información quede registrada en el CRM:
- Fecha de inicio y vencimiento del encargo (para alertas automáticas de renovación).
- Tipo de encargo (simple/exclusiva) vinculado a la propiedad.
- Comisión pactada asociada a la operación.
- Documento firmado adjunto al expediente digital de la propiedad.
Los CRM inmobiliarios que mejor gestionan la captación y los encargos:
- Inmovilla: gestión de encargos vinculada a propiedades, con alertas de vencimiento.
- Witei: flujos de captación automatizados con seguimiento de estado del encargo.
- HabitatSoft: expediente digital de captación con documentos adjuntos.
Preguntas frecuentes
Es obligatorio firmar una nota de encargo?
No hay una obligación legal estatal, aunque algunas comunidades autónomas lo exigen (Catalunya, entre otras). En cualquier caso, es imprescindible desde el punto de vista profesional y de protección legal. Sin nota de encargo firmada, la agencia queda desprotegida ante reclamaciones de comisión.
Cuánto debe durar una exclusiva?
Lo habitual en España es entre 3 y 6 meses. Periodos más cortos (1-2 meses) no permiten ejecutar un plan de comercialización completo. Periodos más largos (12 meses) generan desconfianza en el propietario. La clave es incluir una cláusula de revisión y renovación.
Puede el propietario cancelar la nota de encargo antes de tiempo?
Si es una nota de encargo simple (sin exclusividad), el propietario puede cancelarla en cualquier momento con un preaviso razonable. Si es una exclusiva, depende de las condiciones pactadas. Normalmente se establece un plazo de preaviso (15-30 días) y, en caso de resolución anticipada, se pueden pactar compensaciones por los gastos de comercialización asumidos por la agencia.
Qué pasa si el propietario vende por su cuenta durante la exclusiva?
Si hay exclusiva firmada y el propietario cierra la venta directamente, la agencia tiene derecho a reclamar la comisión pactada. La nota de encargo es la prueba documental de ese derecho.
Qué es la cláusula de protección post-encargo?
Es la cláusula que protege a la agencia después de que finalice el encargo. Si un comprador que fue presentado por la agencia durante la vigencia de la nota de encargo cierra la operación dentro de un plazo posterior (normalmente 6-12 meses), la agencia tiene derecho a la comisión. Para que funcione, la agencia debe mantener un registro documentado de los compradores presentados.
Puedo firmar la nota de encargo digitalmente?
Sí. La firma electrónica avanzada (como la ofrecida por Signaturit o DocuSign) tiene plena validez legal en España según el Reglamento eIDAS. Además, la firma digital es más cómoda para ambas partes y reduce la probabilidad de que el propietario posponga la firma.
Qué diferencia hay entre nota de encargo y mandato de venta?
Son el mismo documento con distinto nombre. "Nota de encargo" es el término más usado en España, mientras que "mandato de venta" es más común en otros mercados europeos (Francia, Portugal). En ambos casos, el documento formaliza la relación de mediación entre propietario y agencia.
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