Ficha de captación inmobiliaria: plantilla y guía completa [2026]
Descarga gratis la ficha de captación inmobiliaria en Word y PDF. Plantilla profesional con todos los campos para valorar, documentar y captar propiedades.
La ficha de captación inmobiliaria es el documento que el agente rellena cuando visita una propiedad por primera vez para valorar si la incorpora a su cartera. Es la herramienta que separa a un agente que capta con criterio de uno que capta a ciegas: sin ficha, el agente vuelve a la oficina con impresiones vagas. Con ficha, vuelve con datos concretos para valorar, proponer un precio y preparar la nota de encargo.
Hemos creado una plantilla de ficha de captación profesional con todos los campos necesarios. Descárgala en Word o PDF, adáptala a tu zona y úsala en cada visita de captación.
Descarga la ficha de captación
Formatos disponibles:
- Word (.docx): editable, puedes añadir campos específicos de tu zona, tu logo y adaptar las secciones.
- PDF: para imprimir y llevar a la visita de captación en papel.
[Descargar Ficha de Captación Inmobiliaria — Word y PDF] (enlace de descarga / lead magnet)
La descarga es gratuita. Solo pedimos tu email para enviarte la plantilla y avisarte cuando publiquemos nuevas herramientas para agentes inmobiliarios.
Qué es una ficha de captación inmobiliaria
La ficha de captación es el formulario que el agente inmobiliario utiliza para recoger toda la información relevante de una propiedad durante la primera visita al inmueble con el propietario.
No es un contrato (eso es la nota de encargo). No es un anuncio. Es una herramienta de trabajo interna que sirve para:
- Documentar el estado real del inmueble: características, puntos fuertes, defectos, reformas necesarias. Lo que se ve en la visita y no aparece en el Catastro.
- Recoger la información del propietario: situación personal, motivación de venta, urgencia, expectativas de precio.
- Preparar la valoración de mercado: con los datos de la ficha, el agente puede hacer un estudio comparativo de mercado (ACM) fundamentado.
- Decidir si captar o no: no todas las propiedades merecen entrar en cartera. La ficha ayuda a filtrar antes de invertir tiempo en la comercialización.
Qué debe incluir una buena ficha de captación
Datos del propietario
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Nombre completo | Nombre del propietario (o propietarios si hay varios) |
| DNI/NIE | Documento de identidad |
| Teléfono | Teléfono de contacto preferente |
| Email de contacto | |
| Relación con el inmueble | Propietario único, copropietario, heredero, apoderado |
| Situación personal | Separación, herencia, cambio de ciudad, inversión (motivo de la venta) |
Situación y motivación de venta
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Motivo de venta | Por qué quiere vender (mudanza, herencia, inversión, separación, etc.) |
| Urgencia | Alta / Media / Baja — en cuánto tiempo necesita vender |
| Expectativa de precio | Precio que tiene en mente el propietario |
| Ha tenido la propiedad en venta antes | Sí/No — con qué agencia, cuánto tiempo, por qué no se vendió |
| Trabaja con otras agencias | Sí/No — si tiene la propiedad listada con otros agentes |
| Abierto a exclusiva | Sí/No/A valorar |
Datos de la propiedad
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Dirección completa | Calle, número, piso, puerta, código postal, municipio |
| Referencia catastral | Número de referencia del Catastro |
| Tipo de inmueble | Piso, ático, dúplex, casa adosada, chalet, local, oficina, solar |
| Año de construcción | Año de construcción del edificio |
| Superficie construida | Metros cuadrados según escritura o Catastro |
| Superficie útil | Metros cuadrados útiles reales |
| Superficie de parcela | Sólo para casas y chalets |
| Planta | Planta del inmueble (si aplica) |
| Orientación | Norte, Sur, Este, Oeste o combinaciones |
| Número de habitaciones | Incluir dormitorios y otras estancias |
| Número de baños | Baños completos y aseos |
| Cocina | Independiente, americana, integrada, equipada |
| Terraza/Balcón | Sí/No, metros cuadrados |
| Garaje | Incluido, opcional, sin plaza |
| Trastero | Sí/No |
| Ascensor | Sí/No |
| Piscina | Sí/No (comunitaria o privada) |
Estado del inmueble
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Estado general | Para entrar a vivir / Necesita reforma parcial / Necesita reforma integral |
| Antigüedad de la última reforma | Año y alcance (cocina, baños, suelos, integral) |
| Instalaciones | Estado de fontanería, electricidad, calefacción, aire acondicionado |
| Tipo de calefacción | Central, individual gas, eléctrica, bomba de calor, sin calefacción |
| Ventanas | Aluminio, PVC, madera. Simple o doble acristalamiento |
| Certificado energético | Letra asignada o pendiente de obtener |
| Defectos visibles | Humedades, grietas, ruidos, problemas de vecindad |
Comunidad y gastos
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Gastos de comunidad | Importe mensual |
| Derramas pendientes | Sí/No, importe |
| IBI anual | Importe del Impuesto de Bienes Inmuebles |
| Hipoteca pendiente | Sí/No, importe pendiente, banco |
| Otras cargas | Embargos, servidumbres, usufructos |
Entorno y ubicación
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Barrio/Zona | Nombre del barrio o urbanización |
| Transporte público | Distancia a metro, bus, cercanías |
| Colegios cercanos | Distancia a colegios públicos y privados |
| Comercios y servicios | Supermercados, farmacias, centros de salud |
| Zonas verdes | Parques y zonas de recreo cercanas |
| Nivel de ruido | Bajo / Medio / Alto — fuentes de ruido (carretera, aeropuerto, ocio nocturno) |
Documentación disponible
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Nota simple actualizada | Sí/No |
| Escritura de propiedad | Sí/No |
| Certificado energético | Sí/No (obligatorio para comercializar) |
| Cédula de habitabilidad | Sí/No (obligatorio en algunas CCAA) |
| Planos del inmueble | Sí/No |
| Último recibo de IBI | Sí/No |
| Último recibo de comunidad | Sí/No |
| Actas de comunidad recientes | Sí/No (para detectar derramas o conflictos) |
Valoración del agente
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Puntos fuertes del inmueble | Lo que destaca positivamente (vistas, luminosidad, distribución, ubicación) |
| Puntos débiles | Lo que puede frenar la venta (ruido, estado, distribución, planta baja) |
| Precio estimado por el agente | Rango de precio según comparables de la zona |
| Diferencia con expectativa del propietario | Si el propietario pide más de lo que el mercado indica |
| Recomendación | Captar / Captar con reservas / No captar |
| Notas adicionales | Cualquier observación relevante |
| Fotos tomadas | Sí/No — número de fotos de referencia |
Ficha de captación vs nota de encargo: ¿cuál es cuál?
Es una confusión habitual. La diferencia es clara:
| Ficha de captación | Nota de encargo | |
|---|---|---|
| Qué es | Formulario de trabajo interno | Contrato entre propietario y agencia |
| Cuándo se usa | Durante la primera visita al inmueble | Después de la valoración, al cerrar la captación |
| Quién lo firma | Solo lo rellena el agente | Lo firman propietario y agencia |
| Valor legal | Ninguno (documento interno) | contractual (genera derechos y obligaciones) |
| Contenido | Datos del inmueble, estado, entorno, valoración del agente | Precio, comisión, exclusividad, duración, obligaciones |
El flujo correcto es: ficha de captación (recoger datos) → valoración de mercado (analizar comparables) → nota de encargo (formalizar la relación).
Por qué usar una ficha de captación estructurada
1. Valoraciones más precisas
Una valoración de mercado se basa en comparar propiedades similares. Si la información del inmueble es imprecisa (metros aproximados, estado "bueno" sin detalles, año de construcción desconocido), la valoración será imprecisa. La ficha obliga al agente a recoger los datos con precisión.
2. Detectar propiedades que no merecen captarse
No todas las propiedades valen el esfuerzo. Un propietario que pide un 40% por encima de mercado, no tiene prisa, trabaja con tres agencias y no quiere exclusiva es una propiedad que consumirá recursos sin generar comisión. La ficha ayuda a evaluar objetivamente si merece la inversión de tiempo.
3. Preparar mejores anuncios
Los datos de la ficha alimentan directamente la descripción del anuncio en portales. Superficie exacta, año de construcción, tipo de calefacción, certificado energético: cuánta más información tenga el anuncio, más contactos cualificados genera.
4. Estandarizar el proceso del equipo
Si cada agente del equipo capta de forma distinta, la calidad de la cartera es desigual. Con una ficha estandarizada, todos recogen la misma información con el mismo nivel de detalle.
5. Alimentar el CRM desde el primer momento
Los datos de la ficha de captación son los que se cargan en el CRM para crear la propiedad. Si la ficha está completa, la carga en el CRM es rápida y la propiedad se publica con toda la información.
Cómo usar la ficha de captación en la práctica
Antes de la visita
- Consulta el Catastro: antes de ir, busca la referencia catastral para tener los metros oficiales y el año de construcción. Así puedes verificar con lo que te diga el propietario.
- Busca comparables: haz una búsqueda rápida en Idealista y Fotocasa de propiedades similares en la zona para ir con una idea del rango de precios.
- Imprime la ficha: lleva la ficha en papel (o tenla abierta en el móvil) con los campos ya conocidos pre-rellenados.
Durante la visita
- Empieza por la conversación: no saques la ficha nada más llegar. Primero escucha al propietario, entiende su situación, genera confianza.
- Recorre el inmueble con la ficha: habitación por habitación. Anota estado, defectos, puntos fuertes. No te fíes de la memoria.
- Pregunta lo que no se ve: año de la última reforma, tipo de instalaciones, gastos de comunidad, derramas, problemas con vecinos. El propietario no siempre menciona lo que no le conviene.
- Haz fotos de referencia: no las del anuncio (esas vendrán después con fotógrafo profesional si procede). Fotos de trabajo para recordar el estado real.
- Registra la valoración personal: al salir del inmueble, apunta tu impresión como agente. Puntos fuertes, puntos débiles, precio estimado, recomendación de captación.
Después de la visita
- Completa la ficha: rellena los campos que falten antes de que pase más de una hora.
- Carga en el CRM: introduce la propiedad en el CRM con los datos de la ficha. Si la ficha está completa, este paso tarda minutos.
- Prepara la valoración: con los datos de la ficha y los comparables, elabora un informe de valoración para presentar al propietario.
- Decide: captar o no captar. Si la diferencia entre la expectativa del propietario y tu valoración es demasiado grande y no hay margen de negociación, a veces es mejor no captar.
Errores frecuentes con la ficha de captación
1. No llevarla a la visita
El error más básico y el más común. El agente va a ver la propiedad, confía en su memoria, y al volver a la oficina no recuerda si eran 85 o 90 metros, si la calefacción era de gas o eléctrica, o si el propietario dijo que tenía prisa o no. La ficha resuelve esto.
2. Rellenar solo los datos técnicos
Los metros, las habitaciones y la planta son importantes, pero la información más valiosa es la del propietario: por qué vende, cuánta prisa tiene, si ha tenido la propiedad en venta antes, si está abierto a negociar el precio. Esa información es la que determina la estrategia de captación.
3. No valorar como agente
La sección de "valoración del agente" es la más importante de la ficha y la que más agentes dejan en blanco. Tu opinión profesional sobre los puntos fuertes, los débiles y el precio estimado es lo que convierte la ficha en una herramienta de decisión.
4. Usar una ficha genérica para todos los inmuebles
Un piso de 2 habitaciones en un bloque de los años 80 y un chalet con parcela de 500 metros no se captan igual. Adapta los campos de la ficha al tipo de inmueble. Para casas y chalets, añade campos de parcela, piscina, vallado, accesos. Para locales comerciales, añade metros de fachada, salida de humos, licencia de actividad.
5. No compartir la ficha con el equipo
Si la ficha se queda en la libreta del agente, su valor muere con él. Las fichas deben estar en el CRM accesibles para todo el equipo. Si un agente se pone enfermo o deja la agencia, otro debe poder retomar la captación.
Ficha de captación y protección de datos (RGPD)
La ficha recoge datos personales del propietario (nombre, DNI, teléfono, email, situación personal). Obligaciones bajo el RGPD:
- Informar al propietario de que se recogen datos y con qué finalidad (evaluación y posible comercialización del inmueble).
- Base legal: interés legítimo del agente en la fase de evaluación. Si se avanza a la captación, la base pasa a ser la ejecución del contrato (nota de encargo).
- Conservación: si no se llega a captar, los datos deben eliminarse en un plazo razonable (máximo 1 año).
- Derechos: el propietario puede ejercer acceso, rectificación, supresión y oposición.
Recomendación: incluye una nota breve de protección de datos al pie de la ficha. Si el propietario pregunta, explica que los datos se usan exclusivamente para la evaluación del inmueble.
De la ficha de captación al CRM
La ficha en papel es el punto de partida. La información debe acabar en el CRM para que sea útil a largo plazo:
- Propiedad creada con todos los campos de la ficha.
- Propietario vinculado como contacto con su motivación y situación.
- Documentación adjunta: fotos de referencia, nota simple, certificado energético.
- Estado de captación: en evaluación, captada, descartada.
Los CRM inmobiliarios que mejor gestionan la carga de propiedades:
- Inmovilla: ficha de propiedad completa con todos los campos técnicos, vinculación a propietario y publicación automática en portales.
- Witei: flujo de captación con estados y automatizaciones post-captación.
- HabitatSoft: carga de propiedades con campos personalizables y exportación a portales.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre ficha de captación y ficha técnica del inmueble?
La ficha de captación es un documento de trabajo del agente que incluye datos del propietario, motivación de venta y valoración profesional. La ficha técnica es solo la descripción objetiva de la propiedad (metros, habitaciones, certificado energético). La ficha de captación contiene la ficha técnica y mucho más.
¿Cuántos campos debe tener la ficha?
Los necesarios para tomar una decisión de captación informada. Nuestra plantilla tiene alrededor de 60 campos organizados en 9 secciones. No todos aplican a cada inmueble: rellena los que sean relevantes y deja en blanco los que no.
¿Debo enseñársela al propietario?
No necesariamente. La ficha de captación es un documento de trabajo interno del agente. El documento que se comparte con el propietario es la valoración de mercado y, después, la nota de encargo. Sin embargo, si el propietario quiere ver qué información has recogido, no hay ningún problema en mostrarla (salvo la sección de valoración del agente, que es tu criterio profesional interno).
¿Puedo hacer la ficha directamente en el CRM?
Si tu CRM tiene un formulario de alta de propiedad suficientemente completo, puedes usarlo directamente desde el móvil. Pero ten en cuenta que la mayoría de CRM no incluyen campos de motivación del propietario ni valoración del agente. La ficha de captación complementa al CRM, no lo sustituye.
¿Qué hago si el propietario no quiere dar algunos datos?
Respeta su decisión. No todos los propietarios quieren compartir su DNI o su situación personal en una primera visita. Recoge lo que puedas y completa la información más adelante, cuando haya más confianza. Lo imprescindible en la primera visita son los datos de la propiedad y la expectativa de precio.
¿Cuánto tiempo debo conservar la ficha si no capto la propiedad?
Si decides no captar (o el propietario no quiere seguir adelante), los datos personales deben eliminarse en un plazo razonable bajo el RGPD. Un criterio práctico: si en 6-12 meses no hay actividad, elimina los datos personales del propietario. Los datos del inmueble (sin datos personales) puedes conservarlos como referencia de mercado.
Más plantillas para agentes inmobiliarios
- Nota de Encargo Inmobiliaria: el contrato que formaliza la relación con el propietario después de la captación.
- Hoja de Visita Inmobiliaria: documento para registrar las impresiones del comprador durante la visita.
- Plantilla Contrato de Alquiler 2026: modelo actualizado con la LAU vigente.
Última actualización: febrero de 2026. Plantilla compatible con Word 2016+, Google Docs y cualquier lector PDF.